第四章 會(huì)計(jì)軟件操作
第二節(jié) 賬務(wù)處理模塊基本操作
一、系統(tǒng)初始化
系統(tǒng)初始化是指將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變成專(zhuān)用會(huì)計(jì)軟件，并將手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)中的一系列準(zhǔn)備工作，這是使用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會(huì)計(jì)電算化工作的效果。
（一)系統(tǒng)管理
1.功能
（1)賬套管理
賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)最多可以建立999套賬。
賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
（2)年度賬管理
每個(gè)賬套中可以存放不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
舉例：ABC賬套
2008年年度賬、2009年年度賬、2010年年度賬
年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。
（3)操作員及其權(quán)限管理
設(shè)置操作員
操作員權(quán)限分配
系統(tǒng)管理的操作流程：?jiǎn)?dòng)和注冊(cè)系統(tǒng)管理→設(shè)置操作員→建立賬套→設(shè)置操作員權(quán)限
2.啟動(dòng)和注冊(cè)系統(tǒng)管理
注冊(cè)系統(tǒng)管理的兩種身份：系統(tǒng)管理員（Admin)和賬套主管。
系統(tǒng)管理員（Admin)和賬套主管的區(qū)別：
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管醫(yī).學(xué)全在線(xiàn)提供jfsoft.net.cn，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。
賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所選賬套進(jìn)行修改、對(duì)年度賬進(jìn)行管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置等。
3.設(shè)置操作員
設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。
4.建立賬套
建立賬套只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行。
（1)設(shè)置賬套信息：
賬套號(hào)：賬套號(hào)為3位，賬套號(hào)唯一，且必須輸入。
賬套名稱(chēng)：必須輸入。
賬套路徑：系統(tǒng)有默認(rèn)路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認(rèn)路徑。
啟用會(huì)計(jì)期：?jiǎn)⒂脮?huì)計(jì)期應(yīng)在第一次初始設(shè)置時(shí)確定，一般情況下，軟件默認(rèn)為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間，請(qǐng)注意調(diào)整正確，設(shè)定后將不能更改。
會(huì)計(jì)期間：默認(rèn)為日歷時(shí)間。有些單位可以根據(jù)單位實(shí)際情況自行設(shè)定， 例如某單位在每月25日結(jié)賬，26日到月底發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作為下月的業(yè)務(wù)記入下月的賬簿中。
（2)設(shè)置單位信息
（3)確定核算類(lèi)型
本位幣代碼：“人民幣”的代碼為RMB.
本位幣名稱(chēng)：用戶(hù)必須輸入。
賬套主管：用戶(hù)必須選擇輸入。
企業(yè)類(lèi)型：用戶(hù)必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類(lèi)型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)，如果選擇商業(yè)模式，委托代銷(xiāo)和受托代銷(xiāo)都能處理。
行業(yè)性質(zhì)：用戶(hù)必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目�！�2007年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則科目”是財(cái)政部2006年底推出的最新會(huì)計(jì)科目，一級(jí)科目編碼為4位。
是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶(hù)希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)科目，則選中該項(xiàng)。
（4)確定分類(lèi)信息
如果用戶(hù)的存貨、客戶(hù)、供應(yīng)商相對(duì)較少，可不對(duì)它們進(jìn)行分類(lèi)核算。如果用戶(hù)的存貨、客戶(hù)、供應(yīng)商相對(duì)較多，通常對(duì)它們進(jìn)行分類(lèi)核算。如果目前無(wú)法確定，則可以待啟動(dòng)購(gòu)銷(xiāo)存系統(tǒng)時(shí)再進(jìn)行設(shè)置。若選擇各項(xiàng)分類(lèi)核算，則必須先設(shè)置各項(xiàng)分類(lèi)方案，然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。
（5)確定編碼方案
為了便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理醫(yī)學(xué).全在線(xiàn)jfsoft.net.cn，軟件將對(duì)會(huì)計(jì)科目、企業(yè)內(nèi)的部門(mén)等進(jìn)行編碼。
編碼規(guī)則由級(jí)次和級(jí)長(zhǎng)兩部分構(gòu)成。
（6)設(shè)置數(shù)據(jù)精度
數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對(duì)數(shù)量、單價(jià)等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價(jià)小數(shù)位數(shù)。
（7)系統(tǒng)啟用
在建立賬套時(shí)，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。
5.設(shè)置操作員權(quán)限
操作員權(quán)限設(shè)置功能是對(duì)已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。
只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對(duì)各個(gè)賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對(duì)所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。
操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。
（二)基礎(chǔ)設(shè)置
基礎(chǔ)檔案是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。用友T3軟件是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理系統(tǒng)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不僅涉及財(cái)務(wù)部門(mén)，還會(huì)涉及業(yè)務(wù)部門(mén)，因此數(shù)據(jù)收集、整理的工作量很大。
基礎(chǔ)檔案的設(shè)置包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、往來(lái)單位設(shè)置、財(cái)務(wù)設(shè)置等內(nèi)容。機(jī)構(gòu)設(shè)置包括部門(mén)檔案、和職員檔案的設(shè)置；往來(lái)單位的設(shè)置包括包括客戶(hù)檔案、供應(yīng)商檔案的設(shè)置；財(cái)務(wù)設(shè)置包括外幣及匯率設(shè)置、會(huì)計(jì)科目設(shè)置、憑證類(lèi)別設(shè)置。
3.設(shè)置客戶(hù)檔案
如果企業(yè)需要進(jìn)行往來(lái)賬管理，必須將企業(yè)中客戶(hù)的詳細(xì)信息錄入客戶(hù)檔案中。建立客戶(hù)檔案直接關(guān)系到對(duì)客戶(hù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。在銷(xiāo)售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶(hù)檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整�？蛻�(hù)檔案主要包括“客戶(hù)編號(hào)”、“開(kāi)戶(hù)銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級(jí)等其他信息。
4.設(shè)置供應(yīng)商檔案
企業(yè)如果需要進(jìn)行往來(lái)賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)資料錄入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。在采購(gòu)管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)要及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整。
5.設(shè)置外幣及匯率
匯率管理是專(zhuān)為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)醫(yī)學(xué)全在線(xiàn)搜集整,理jfsoft.net.cn，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率的數(shù)值，并不決定在制單時(shí)究竟是使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率是由賬簿初始化設(shè)置決定的。
6.設(shè)置會(huì)計(jì)科目
設(shè)置會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容包括建立會(huì)計(jì)科目、修改和刪除會(huì)計(jì)科目、指定會(huì)計(jì)科目等操作。
7.設(shè)置憑證類(lèi)別
系統(tǒng)提供五種常用分類(lèi)方式供用戶(hù)選擇：
（1)記賬憑證；
（2)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；
（3)現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；
（4)現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；
（5)自定義憑證類(lèi)別。
憑證分類(lèi)不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類(lèi)，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類(lèi)別。
8.輸入期初余額
在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬醫(yī)學(xué)全在線(xiàn)搜集整,理jfsoft.net.cn，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開(kāi)始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算出來(lái)，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額；若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
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