第三章 會計電算化基本要求
第五節(jié) 會計電算化檔案的基本要求
一、保存打印出的紙質(zhì)會計檔案
要求已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)形式按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管。
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進行保管；如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打��；發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般可用"總分類科目余額、發(fā)生額對照表"替代，"總分類科目余額、發(fā)生額對照表"一般要求每月打印一次。
4.明細賬要求每年打印一次或在需要時打印。發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印醫(yī)學(xué).全在線jfsoft.net.cn，然后裝訂成冊進行保管。
5.記賬憑證、總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
6.會計報表每月打印一次進行保管。
7.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿后，原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。
對于會計數(shù)據(jù)量大的特大型單位，考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案的條件下，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進行復(fù)制，防止由于各種原因造成數(shù)據(jù)讀取的困難。采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。
二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管
會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設(shè)計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應(yīng)視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后5年。
會計軟件系統(tǒng)也是會計電算化檔案，在保管過程中藥特別注意版本的升級管理。
三、制定與實施檔案管理制度
電算化下的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
四、安全和保密措施
對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀醫(yī).學(xué)全在線提供jfsoft.net.cn、防霉?fàn)�和防鼠咬等工作。重要會計檔案應(yīng)有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。
采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查和復(fù)制，防止由于介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
各種會計資料包括打印出的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)相應(yīng)審批手續(xù)，不得外借和拿出單位。經(jīng)批準同意借閱的會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認真檢查，防止感染計算機病毒。
